El SIGMAVER como apoyo de la Entrega Recepción de la Administración Pública Municipal
Mtro. David Arizmendi Parra
Jefe del Departamento del Sistema de Información y Gestión Municipal Armonizado de Veracruz (SIGMAVER)
Mtro. David Arizmendi Parra
Jefe del Departamento del Sistema de Información y Gestión Municipal Armonizado de Veracruz (SIGMAVER)
Uno de los principales objetivos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) es generar orden en el ejercicio del presupuesto público, obligando a los entes a implementar mecanismos de control interno en cada uno de los procesos administrativos relacionados con el registro de bienes, derechos, obligaciones, afectaciones de entrada y salida de recursos, todo esto a través de lo que conocemos como los momentos contables de los ingresos y de los egresos.
Para cumplir con este objetivo, una herramienta fundamental es el sistema informático que deben utilizar los sujetos obligados, el cual debe cumplir con los requisitos establecidos en la LGCG.
En el Estado de Veracruz, por acuerdo del Consejo Veracruzano de Armonización Contable (COVAC), el Órgano de Fiscalización Superior (ORFIS) desarrolló e implementó el sistema informático denominado Sistema de Información y Gestión Municipal Armonizado de Veracruz (SIGMAVER). Con éste se espera que los entes municipales cumplan con la normatividad, que en materia contable los rige, y con una planeación adecuada; ya que para registrar en el SIGMAVER es necesario tener implementados controles internos en los procesos administrativos, así como mantener un control en el presupuesto y sobre las actividades involucradas al ejercerlo.
Para ejemplificar lo anterior, se describe la secuencia para registrar, en el SIGMAVER, la adquisición de un bien:
Esta secuencia puede verse incrementada, si lo presupuestado originalmente tiene variaciones, por lo cual también se debe registrar el momento contable del modificado.
El registro de cualquier erogación realizada por los entes municipales debe seguir esta secuencia, ya que no es posible realizar un pago si antes no existe una orden de pago, la cual tampoco puede registrarse sin haber devengado el bien o servicio, y para poder devengar se debe contar con disponibilidad presupuestal y existir previamente un compromiso. Es decir, para registrar en el SIGMAVER es necesario contar con los procesos internos definidos y documentados, esto implica mejorar los sistemas de control interno, dando la certeza de que se cuenta con la documentación que soporta cada registro.
El SIGMAVER es una herramienta de apoyo en la Entrega Recepción.
Además, realizar los registros contables presupuestales, como la establece la normatividad contable, permite emitir información financiera con las cualidades establecidas por la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Lo que posibilita, en cualquier momento, su revisión y la seguridad de que es información útil, confiable, relevante, comprensible y comparable.
Como se observa, el sistema permite, además de cumplir con la Ley, tener un mejor control sobre los procesos administrativos, así como la información actualizada y ordenada. Para el procedimiento de Entrega Recepción, el SIGMAVER es una herramienta de apoyo, puesto que al contener información ordenada, confiable y en apego a la Ley General de Contabilidad Gubernamental, permite a los entes municipales, que se encuentran registrando en este software, tener más elementos para realizar su entrega ordenada y transparente.
A continuación se describen algunos aspectos en los cuales, a través del SIGMAVER, se puede cumplir con una mejor entrega:
Información presupuestal: Permite tener un mejor control presupuestal y emitir información para realizar más rápida y objetivamente el proyecto de Ley de Ingresos y de Presupuesto de Egresos. En la Entrega Recepción, pueden anexar información más detallada, la cual posibilite a la administración entrante contar con más elementos para la realización de su Plan de Desarrollo Municipal.
Bienes muebles e inmuebles: En caso de haber adquirido bienes, el registro en el SIGMAVER requiere la existencia de una partida presupuestal aprobada, una solicitud de compra o contrato, una recepción del bien, la autorización de una orden de pago y, por último, la emisión del cheque; estos documentos amparan lo que conocemos como momentos contables de los egresos. Los ayuntamientos que operan el SIGMAVER, y que registran este tipo de operaciones, pueden asegurar que cuentan con esta documentación, lo cual dará certeza a la entrega.
Esta información deberá complementarse con los procesos administrativos y de control interno correspondientes; por ejemplo, los procesos de adjudicación, las altas en el inventario, los resguardos y el expediente correspondiente.
Para mantener actualizados los valores de los bienes, es necesario aplicar las tazas para su depreciación, con esto se asegura que la administración entrante recibira los bienes con sus valores debidamente actualizados.
Obras públicas: Para registrar en este módulo se debe contar con, además de la disponibilidad presupuestal, el Programa General de Inversión (PGI) debidamente autorizado. Con el PGI se crean en el SIGMAVER los programas respectivos; por cada obra a ejecutar se requisita el número de contrato, nombre del contratista, la bitácora de obra, el avance físico de la obra y las retenciones, esto en una primera etapa. En caso de que la obra sufra modificaciones en cuanto a las metas y costos iniciales, se ingresarán los datos del convenio modificatorio; esto, además de control presupuestal, implica contar con documentación que integre el expediente técnico unitario.
En el Sistema se registran los avances de las obras públicas, así como sus avances financieros y presupuestales.
Con esta información, en el SIGMAVER se pueden emitir reportes del avance de obra, identificando sus aspectos generales y su avance financiero y presupuestal, lo cual permite contar con una medida adicional de control.
Cumplimiento en materia de transparencia: La Información financiera solicitada en el Título V de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública se obtiene de los reportes que emite el SIGMAVER, es decir, a través de este sistema se facilita cumplir con estas disposiciones.
Cumplimiento con la Ley de Coordinación Fiscal: El SIGMAVER permite identificar los registros por origen del recurso, es decir, conocer con qué fuente de financiamiento se cubren los gastos realizados, de esta manera es posible conocer la aplicación de los Fondos o Programas Federales, facilitando su identificación y control. Es importante mencionar que previamente se debe abrir una cuenta bancaria por cada fuente de financiamiento.
Integración de la Cuenta Pública: Al registrar en el SIGMAVER se obtienen los estados financieros y los reportes presupuestales y contables que deben incluirse en la Cuenta Pública, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad Gubernamental y la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz.
Debido a que en el SIGMAVER se encuentra la totalidad de la información financiera, es necesario que las administraciones municipales -salientes y entrantes- atiendan las siguientes recomendaciones:
Autoridades salientes
Autoridades entrantes
El núcleo de toda administración pública son los registros contables y presupuestales, donde se plasman sus operaciones financieras, la base para elaborar los Estados Financieros y la Cuenta Pública, documentos donde los entes fiscalizadores cimientan cualquier tipo de revisión. Por ello, tener los registros de conformidad con la normatividad en materia contable, acordes a los lineamientos internos y debidamente soportados con documentación fehaciente, puede garantizar una disminución en los riesgos de inconsistencias administrativas o de daño patrimonial; de ahí que, en gran medida, el éxito de nuestra entrega recepción inicie a partir de la calidad de información financiera, contable y presupuestal que tenemos en nuestro sistema contable.